Automatyczne faktury elektroniczne

Wszystkie faktury dla Miasta Reykjavik należy wysyłać drogą elektroniczną za pośrednictwem komunikatora i muszą być zgodne ze specyfikacjami technicznymi Islandzkiej Rady ds. Standardów. Specyfikacje można znaleźć na stronie internetowej Rady ds. Standardów.

W przypadku braku połączenia systemów księgowych i sprzedaży z serwerem komunikacyjnym istnieje możliwość ręcznej rejestracji faktury. Faktury nie mogą być przesyłane w formie papierowej razem z fakturami elektronicznymi.

Wyślij fakturę dla Miasta Reykjavik

Sposoby wysyłania

Dostawcy usług systemów finansowych i brokerzy komunikatorów udzielają porad w zakresie przesyłania faktur elektronicznych. Urząd Miasta Reykjavik ma umowy z następującymi brokerami komunikatorów:

Zaleca się, aby faktury sprzedaży pochodziły z systemu sprzedaży, który wysyła faktury drogą elektroniczną.

Inne podmioty, takie jak Payday.is, Regla.is, oraz Konto.is oferują proste sposoby elektronicznego wysyłania faktur do Urzędu Miasta Reykjavik, porównywalnie z instrukcjami z Kontó.

Treść faktur

Faktury muszą być zaadresowane na numer kennitala i nazwę funduszu/spółki ponadto nazwa departamentu finansowego/wydziału powinna być wyraźnie wskazana. Obowiązują następujące numery kennitala:

  • Reykjavíkurborg-Aðalsjóður (Fundusz Główny) kt: 530269-7609 (ÍTR, SFS-Skóla og frístundasvið, VEL-Velferðarsvið, MOF-Menningar of ferðamálasvið, USK-Umhverfis og skipulagssvið (prowadzenie), Fundusz Parkingowy i Centralna Administracja
  • Fundusz Majątkowy kt: 570480-0149 (Wydział Starego Budownictwa i ta część Wydziału Środowiska i Transportu, która zajmuje się konserwacją budynków)

Faktura musi zawierać podział produktu i/lub usługi, ilość, jednostkę i cenę jednostkową, wraz z innymi ustawowymi informacjami na fakturze.

Należy również podać dodatkowe informacje por. z następującymi odnośnikami:

  • Numer departamentu finansowego/ wydziału (jeśli został podany przez kupującego)
  • Numer podpisanego wniosku (jeśli został przedstawiony przez kupującego)
  • Numer projektu i numer wniosku do projektu (jeśli został podany przez kupującego)
  • Imię i nazwisko lub kennitala zamawiającego (jeśli zostały podane przez kupującego)

Cena podana przez sprzedającego obejmuje wszystkie poniesione koszty. Nie powinny pojawić się na fakturze opłaty niezwiązane ze sprzedanym produktem lub usługą, takie jak rachunki i/lub opłaty serwisowe.

Zaleca się, aby dostawcy korzystali ze standardu klasyfikacji produktów UNSPSC i dołączali numer produktu UNSPSC do wiadomości elektronicznej. Więcej informacji na temat standardu można znaleźć na stronie GS1.is 

Prosi się o przesyłanie dodatkowych informacji, takich jak wnioski, raporty czasowe i projektowe oraz inne istotne dane w formie załączników w formacie PDF wraz z fakturami elektronicznymi. Towarzyszące dane są następnie zapisywane w systemie finansowym miasta na odpowiednim rachunku. Link (adres URL) w fakturze elektronicznej, który odnosi się do dokumentu uzupełniającego, nie jest wystarczającym sposobem dostarczenia takich dokumentów.